مقدمة عامة

النظام الفندقي أو ما يسمي بنظام إدارة الفنادق تم تجهيزة بالكامل باللغة العربية وتم أيضا إصدار نسخة متكاملة باللغة الانجليزية خصيصا ليواكب التحديات التي تفرضها علينا التطورات السياحي الذي تشهده مختلف بلدان العالم العربي ومن أجل زيادة فعالية مستويات الاداء  والمستوى السياحي الكبير الذي تسعى اليه جميع البلدان  الي تحقيقه وبهذا النظام 5StarHM وضعنا بصمتها في هذا التطور فالنظام الفندقي يمتاز بالسهوله من حيث الاستخدام والدقه والرقابه من التقارير والمستخدمين فقد قمنا باستخدام أحدث اساليب التقنيات البرمجية العالمية وبأعلى جودة ومواصفات وبالتعاون مع كبريات الشركات الاجنبية وبوضع نظام ادارة الفنادق الذي يتلاءم مع الوضع الحالي ويستوعب التطور المستقبلي.

1- النظام الرئيسي (الاستقبال)  (يشتمل على نظام إدارة الاستقبال وشاشة توضع رسم الغرف وأحوالها )  ومن خلاله يتم عمل الحجوزات وتسكين الضيوف بأفضل الاساليب وأحدث التقنيات

2- نظام مالي متطور : حيث يقوم النظام بعمل الفواتير الخاصة بالغرف تلقائيا (يمكن إختيار شكل للفاتورة من مجموعة أشكال ) بمجرد تسكين الضيوف وكذلك يمكن إضافة بنود أخرى على فاتورة الغرفة مثل الهاتف والمطعم والغسيل ... الخ

3- نظام إدارة الغرف :- وهو نظام متطور للغاية يشتمل على جميع الادوات التي تمكن إدارة الفندق من التحكم المطلق في الغرف ومعرفة تفاصيل دقيقة عن الحجوزات وحالة الغرف والتسكين والصيانة وبامكان النظام الاحتفاظ بالمعلومات حتى 50 عام

4- نظام المستودعات :- يتكون من شجرة من التصنيفات المتوفرة وكذلك البنود وتكلفة كل بند وسعر البيع والارصدة المتاحة (الكميات)

5- نظام الضيوف :- وهو نظام متكامل يشتمل على كافة المعلومات المتعلقة بالضيوف (الحجوزات ، التسكين) كذلك مزود باداة تحميل الصور والوثائق المختلفة

6- نظام الرسائل : وهو نظام متطور يخدم مصلحة تبليغ الضيوف أو الموظفين بالرسائل التي تردهم سواء من البريد الالكتروني أو من أي زائر للفندق

7- نظام الموظفين : وهو نظام شؤون الموظفين والعاملين في الفندق بكافة بياناتهم ومعلوماتهم ،

8- نظام التقارير والرسومات البيانية والتحليلات والإحصائيات

9- نظام الإعداد العام للنظام ونظام النسخ الاحتياطية للبيانات وإعدادات الشبكة المحلية

إدارة النظام:
تمكنك إدارة النظام من تحديد المستخدمين (ضمن نظام الموظفين) وصلاحياتهم والرقابه عليهم كما انها تمكنك من عمل نسخ احتياطيه وادخال جميع معلومات الفندق من حيث الغرف  حسب الطوابق والمستودعات الرئيسية بتصنيفاتها وبنودها والخدمات والموظفون وانواع الشركات والجهات التى يتم التعامل معها. وتم تزويد النظام بمجموعة من الالوان والايقونات التي يمكن تحديد حالة الغرفة من اللون أو من الايقونة أو من الاختصار الذي سيظهر داخل أو أعلى الغرفة لتوضيح حالتها حاليا.

تستطيع من خلال ادارة النظام ان تحدد معلومات الفندق وهى تعبر عن السياسه الاداريه المستخدمه من قبل ادارة الفندق من حيث الترحيل الالي وتسلسل الفواتير النقديه والاجله وخيارات النظام التي تتماشى مع السياسه الاداريه للفندق والتى يمكن ان تختلف من ادارة فندقيه الي ادراة فندقيه اخرى بحسب احتياجات الادارة الفندقيه .
وتحتوي ادارة النظام علي عمليات متقدمه وهى عمليات تحتاج الي رقابه مباشره وقرار اداري ولذلك تم تحديدها ضمن ادارة النظام والتى ننصح بان تكون من صلاحيات المستخدم الاول (مدير النظام الرئيسي).

الاستقبال :
تعتبر شاشه الاستقبال هى الشاشه الرئيسيه في نظام ادارة الفنادق حيث ان هذه الشاشه تحتوي علي جميع العمليات مثل تبيان مخطط للغرف حسب الطابق وتبيان حالة الغرف والحجز والتسكين وهذه العمليتان تعتبران اساس العمل الفندقي وتعتبر باقي العمليات عمليات لاحقه لهذه العمليتان مثل الغاء الحجز والبحث عن نزيل وتسجيل بطاقة النزيل التى يمكن للنظام ان يسجلها اليا كما أن البيانات الاحصائية التي يزودها النظام عن حالة الغرف والنلاء والضيوف والعائدات أمر في غاية الاهمية لادارة الفندق.

وتمكنك هذه الشاشه من تقديم جميع الخدمات للنزيل وربطها ماليا برقم غرفة هذا النزيل وهذه الخدمات قد تكون خدمات المطعم او المغسله او الخدمات المدفوعه مقدما وجميع الخدمات التي تم تعريفها في الفندق بحسب السياسه الاداريه للفندق وما تقدمه من خدمات للنزلاء .
كما ان هذه الشاشه تمكنك من تحويل نزيل من غرفه الي اخرى أو وضع نزيلين في نفس الغرفة  وتنتقل معه جميع الخدمات التي قيدت علي رقم الغرفه التي تحول منها الي الغرفه التي تحول اليها اليا.

طباعة الفاتوره النهائيه وتكون هذه الفاتورة الاجمالية والمجمعة لجميع الخدمات المقدمه وحتى خدمات المكالمات الهاتفيه وتستطيع طباعتها بعدة طرق تفصيليه بحسب الاحتياج وتستطيع طباعتها لغرفه واحده او لغرفه مع الغرف المرتبطه بهذه الغرفه في فاتوره واحده.

خروج النزيل واغلاق الغرفه واستخراج الفاتورة النهائيه لهذا النزيل
كما انه يمكنك ان تقوم باخراج نزيل من غرفه فيها اكثر من نزيل بدون ان تستخرج الفاتوره النهائيه وتحملها علي النزيل المستمر في الغرفه نفسها.
 

الجروبات السياحية :
شاشه التجوزات والتسكين تمك المشغلين من عمل الحجوزات للجروبات السياحية أو المجموعات وتستطيع التحكم الكامل بتلك المجموعة من حيث المسؤول عن المجموعة وأسماء أعضاء المجموعة (النزلاء)  .
 

التقارير :
يمتاز نظام ادارة الفنادق بوجود تقارير كميه ورقميه عديده وتناسب جميع السياسات الاداريه .

تتكون شاشة التقارير من مجموعة من التقارير الخاصة بالانظمة المرفقة ، كما يمكن تحديد بعض الخيارات لطريقة عرض السجلات ويمنكن طباعة التقرير على الطابعة الافتراضية أو طابعة الشبكة.

تم تزويد النظام ببعض التقارير الاحصائيه وهي مجموعه من التقارير التي تساعد الاداره علي اعادة النظر في السياسه الاداريه المتبعه واتخاذ سياسات جديده تزيد من نشاط الفندق وتميزه عن غيره .

تقارير النزلاء توضح النزلاء المقيمين والذين غادرو والمتوقع مغادرتهم والامانات والودائع الخاصه بهم .

تقارير الخدمات من اهم التقارير في النظام الفندقي وتحتوي علي التقرير الخاص بالايراد لكل يوم او لفتره محدده.
وتقرير ملخص النقد والفواتير الخدميه والخدمات المقدمه والمدفوعه مقدما.

تقارير الفواتير تمكنك من طباعه الفاتورة النهائيه لغرفه او طباعه فاتورة لنزيل بعد مغادرته الفندق والفواتير المغلقه وفواتير الشركات .
تقارير الغرف يوضح الغرف العامله والغرف الغير ممكن استعمالها.
التقارير الاداريه: وهي مجموعة من التقارير المعلوماتية والاحصائية والتي تساعد الادارة (ادارة الفندق) علي الرقابه علي المستخدمين بحيث توضح هذه التقارير نشاط كل مستخدم وماهي العمليات التي قام بها المستخدم وتحديد الوقت لكل عمليه .
وكشوفات الفندق (كشوفات الايراد –كشوفات النزلاء – التقرير المحاسبي اليومي )
كما ان التقارير الاداريه تحتوي علي تقارير رسم بياني تساعد علي دراسه نشاط الفندق واتخاذ القرارات المناسبه في الوقت المناسب .
وتساعد ايضا لبناء السياسات الاداريه للفندق في المستقبل بمايضمن تطور النشاط وزيادة الايراد.
 

أهم المواصفات الفنية للنظام

• تزويد النظام بنظام تقارير شامل لجميع العمليات الادارية بالاضافة الى مجموعة كبيرة من المرشحات التي تمكن المشغل من تحديد المطلوب في التقرير
• لوح الاوامر التي من خلاله وبضغطة واحدة تمكنك من الذهاب الى الوظيفة المطلوبة
• حقول إضافية : يستطيع المشغل من إضافة مجموعة حقول إضافية وتم تزويد النظام بجميع أنواع الحقول
• شاشة الدخول :- صممت شاشة الدخول خصيصا لادخال اسم المشغل وكلمة المرور
  • الرئيسية
    • عمل حجوزات جديدة وتعديل على الحجوزات السابقة
    • تسجيل ضيف جديد أو مجموعات (جروبات سياحية)
    • تسجيل حالة جديدة للغرفة (سواء للصيانة أو الدهان ... الخ)
    • أحداث الغرفة (يحتفظ النظام بسجل تاريخي متكامل عن الاحداث التي تمت على الغرفة سواء بالتسكين ، الحجوزات ، الصيانة ولغاية 50 عام)
  • الحجوزات / التسكين :- نظام متكامل خاص بالحجوزات والتسكين
• الادارة المالية / الحسابات  :- تم تزويد النظام بآلية محاسبية متكاملة تتحكم في تكاليف الغرف والخدمات الاخرى ويستطيع النظام إستخراج فواتير الغرف تلقائيا سواء لنزيل واحد أو مجموعة من النزلاء
  • نظام الفواتير  : يستطيع المشغل من إضافة مجموعة بنود إضافية على فاتورة الغرفة كغسيل الملابس ، السيارات ، المطعم ، المشروبات ، خدمات أخرى كما تم تزويد النظام بقوالب جاهزة لشكل الفاتورة يمكن الاختيار منها.
• نظام المخازن :- نظام متكامل على شكل شجرة من التصنيفات والبنود يشمل على ترصيد حركة المخزون من الداخل والخارج ومرتبط بانظمة الغرف
  • تصنيفات المخزون :- يمك المشغل من إنشاء أية تصنيفات يحتاجها من خلال شجرة بمستويات غير متناهية
  • دفتر الاستاذ / للمخازن :- حرصا على تكامل النظام فقد تم تزويد النظام بسجل استاذ عام للغرفة وتسجيل كافة الحركات الخاصة بها في دفتر الاستاذ
• الغرف :- إدارة الغرف نظام متطور حيث يمكن المشغل من تحديث أنواع الغرف حسب الطابق والتحكم في حالة الغرفة من حيث التسكين ، حجوزات الغرف ، أو حالة الصيانة التي تتم عادة على الغرف الفندقية
• الضيوف : تم تزويد النظام بكافة الادوات المتعلقة في معلومات الضيف وتسجيل كافة البيانات والارقام الخاصة به
  • نظام الرسائل :- يقوم النظام بتسجيل أية رسائل خاصة في النزلاء أو للموظفين والتي عادة ما تأتي للاستقبال من زوار الفندق أو عبر بريد الكتروني أو عبر مكالمة هاتفية حيث يقوم النظام بارسال الرسالة الى الضيف أو الموظف المعني تلقائيا
• طاقم الموظفين :- تم تزويد النظام بسجلات العاملين في الفندق وبياناتهم وخدماتهم وكافة المعلومات المتعلقة بالتوظيف والارقام والمستندات الخاصة بهم
  • النظام يعمل منفردا أو على شبكة داخلية ضمن إسم مشغل وكلمة مرور
  •  النظام مزود ببرنامج مساعدة فوري حيثما كنت تستطيع الضغط على مفتاح المساعدة حيث يقوم النظام باعطاؤك شرح بالصورة والكتابة عن المكان الذي أنت فيه من الشاشة .
  • صورة الموظف :- يمكن تخزين صور الموظفين في سجلاتهم
• إعدادات خاصة لصاحب الرخصة :- تمكن صاحب الرخصة من وضع الشعار الخاص به على تقاريره والفواتير
• صلاحيات المشغلين :- يستطيع مدير النظام من تحديد صلاحيات كافة الموظفين العاملين على النظام حسب الوظيفة وبدقة متناهية
• إعدادات النظام :- تمكن مدير النظام من ضبط إعدادات النظام سواء بنسبة الصريبة والعملة ومعلومات الفندق والشعار ...الخ
• الديانة / الحالة الاجتماعية  - تم تزويد النظام بجداول يتم تعبأتها لمرة واحدة لتخفيف عمل إدخال البيانات ومنها إدخال الحالة الاجتماعية ، الديانة ، المدن ، الدول ، الجنسيات ...الخ.
• إضافة حقول جديدة :- تم تزويد النظام بعدد 33 حقل إضافي يمكن للمشغل من إضافة أي حقل حسب نوعه كحقول التواريخ وأرقام المستندات الثبوتية للموظف والضيوف وحقول المذكرات وحقول الارقام ..الخ
• تم تزويد النظام بسجل رقابي لاي حركة يتم عملها على النظام حيث يقوم النظام بتسجيل هذه الحركات من أي وظيفة حسب المشغل وحسب المحطة الطرفية من خلال تقرير تستطيع الادارة طباعة هذا الكشف اليومي لمراقبة العمل على النظام ولا يمكن لاي مشغل أو حتى مدير النظام من التعديل عليه أو تغيره وهو تقرير إداري رقابي شامل.

مخطط الحجوزات الشهري والسنوي :